Vorlagen
Schreiben, die CSB-DMS für dich ausfüllt. Hier kannst du eigene Vorlagen weitergeben und die Vorlagen anderer herunterladen – oder sie direkt im Programm übernehmen.
Vorlage einreichen
Ohne Konto, ohne Anmeldung. Eingereichte Vorlagen werden erst angesehen und dann freigegeben – vorher bekommt sie niemand zu sehen.
Wie eine Vorlage funktioniert
Eine Vorlage ist ein ganz normales Dokument, in dem Platzhalter stehen. Beim Erzeugen setzt CSB-DMS dort die Daten der Akte ein – Beteiligte, Anschriften, Aktenzeichen, Datum – und legt das Ergebnis als neues Dokument in die Akte. Das Layout bleibt genau so, wie du es gebaut hast.
Platzhalter schreiben
In doppelten geschweiften Klammern, an jeder Stelle im Text – auch in Kopf- und Fußzeilen oder in Tabellen:
{{AKTE_AKTENZEICHEN}}{{AKTE_TITEL}}{{SYSTEM_HEUTE}}
Felder der Beteiligten tragen vorn das Kürzel ihrer Rolle, dazu rund hundert Felder je Rolle: Name, Anschrift, Briefanrede, Empfängerzeile nach DIN 5008. Was leer bleibt, zeigt das Programm vor dem Erzeugen an.
Drei Sorten
- Textvorlage (.odt) – Briefe und Schreiben, der Normalfall
- Tabelle (.ods) – Aufstellungen und Listen, Platzhalter stehen in den Zellen
- PDF-Vorlage (.pdf) – fertige Formulare; CSB-DMS füllt die Felder und Ankreuzkästchen aus
Dazu Briefköpfe: ein eigenes Dokument mit Logo und Absender, das unter das Schreiben gelegt wird. So braucht nicht jede Vorlage ihren eigenen Kopf.
Bauen und prüfen
- Schreiben in LibreOffice, speichern als ODT – fertig
- Die Erweiterung für LibreOffice setzt Platzhalter aus einem Menü ein, damit kein Tippfehler passiert
- Im Programm zeigt jede Vorlage, welche Platzhalter in ihr stecken – samt Hinweis auf Schreibfehler
- Keine Word-Dateien: die Platzhalter werden in OpenDocument aufgelöst
In die eigene Ablage holen
Im Mac-Programm unter Einstellungen → Dokumentvorlagen → Bibliothek. Dort stehen die freigegebenen Vorlagen, ein Klick übernimmt sie.
Der eigene Server lädt die Datei selbst herunter, vergleicht die Prüfsumme und scannt sie auf Schadsoftware, bevor sie in der Ablage landet. Danach ist sie eine ganz normale eigene Vorlage und lässt sich ändern.
Wo die Vorlagen zu finden sind
Im Programm, nicht hier auf der Seite. Freigegeben ist zurzeit noch nichts.
Zu sehen und zu übernehmen sind sie in CSB-DMS unter Einstellungen → Dokumentvorlagen → Bibliothek. Der eigene Server holt sie dort ab, prüft die Prüfsumme und scannt sie auf Schadsoftware, bevor sie in der Ablage landen. Ein Download über diese Seite gibt es bewusst nicht – die Dateien liegen nicht offen im Netz.
Die Vorlagen sind Beiträge einzelner Leute, keine Rechtsberatung – vor dem Verschicken also bitte lesen, ob der Text für den eigenen Fall passt.